假设一下，你临时出差了，或正公务外出，恰巧这时上级领导急需一份资料，而这份资料是多年前你经手办理的。你不在，别人能够找得到吗？
或者你就是该处的处长，甚至该司的司长，经办人不在，这份陈年旧资料，别人找得到吗？
很高兴地告诉你，关于这个问题的答案，目前，人事部机关的大部分司处都可以自信地回答：“没问题！”
他们的自信得益于近两年来人事部党组高度重视的机关基础建设工作。这项以夯实基础为突破，借以追求机关行政效率最大化的工作，在内部还有一个响亮的名字：“三基一化”！
从2005年下半年开始，中组部副部长、人事部部长张柏林就在不同场合，反复强调了基础建设对于机关工作的重要意义。
在2005年7月17日召开的，有人事部各单位一把手参加的务虚会上，张柏林部长语重心长地说：“现在很多业务工作的基础建设薄弱，底数不清，缺乏一些基本的数据，对实际情况若明若暗。基础工作不扎实，会影响工作效率和工作质量。各单位都要加强基础数据、基础资料的积累，要专门研究一次，看看需要掌握哪些数据，需要建立哪些资料、档案。特别是一些需要改进的制度，要尽快修改、完善、健全；制度方面有空白的，要抓紧建立。”
张柏林部长对当时在座的各单位的负责同志提出要求：对每一件事，都要能够知道它过去的情况、现实的状况，研究它发展的趋势。在他看来，这需要有基础资料、基本情况、重要数据为依据。
2006年，人事部办公厅印发了《关于加强人事部机关基础工作的意见》，正式提出了加强基础工作的目标和主要任务，要求人事部各单位要加强基本制度建设、加强基础资料积累、加强基本功训练，不断提高信息化水平，并对每一项要求作了详细规定。“三基一化”由此诞生。
随后，人事部办公厅又制定了《人事部机关基础资料建档实施办法》。
同年12月16日，在全国杰出专业技术人才表彰大会暨全国人事厅局长会议上，面对来自全国各省、自治区、直辖市、新疆建设兵团和副省级城市的人事厅局长们，张柏林部长对“三基一化”工作做出了权威解释。
“各级人事部门都要把基础工作作为一项重要任务抓紧抓好。要注重基本制度的建设，做到工作职责清晰，工作程序明确，工作要求具体，工作运转有序。”
“要注重基础资料的积累，做到重要工作及时建档，历史资料有据可查，辅助材料系统齐全，基础数据翔实准确。”
“要注重基本功的训练，每位公务员和工作人员要做到业务知识全面，相关法规熟悉，基本技能熟练，成为本职工作的行家里手。”
“要提高人事工作信息化水平，加快推进人事系统办公自动化和电子政务建设，不断提高工作效能。”
在这年年底人事部机关召开的总结大会上，张柏林部长又一次强调了基础建设工作的重要性。
2007年4月，人事部党组将基础建设列入人事部迎接党的主题教育实践活动的重要内容。
今年5月，人事部印发了《关于加强人事部门基础工作的指导意见》。以此为标志，基础建设工作在全国人事系统全面推开。
就国家机关的日常工作来说，有序才能带来高效。有序高效的背后需要一套行之有效的工作制度作保障。那么，这套行之有效的制度应该是什么样的？
综合各类资料，以各业务司为单位，这套制度应该主要包括三个方面的内容：
它必须有一套健全的领导班子议事制度。这包括每周班子成员碰头会、每月司务会和司长办公会等会议制度。这样，遇到重大问题时可提交班子集体研究决定，从而保证了决策的民主和科学。
它必须有一套健全的单位内部工作制度。这项制度旨在明确工作职责，规范工作流程，严格工作要求。
最后，它还要有一套健全的内部管理制度，以把单位的人、财、物纳入制度化、规范化管理轨道。
来自办公厅的最新信息表明，经过一段时间的整改，目前，人事部各司级单位都建立了比较健全的会议制度，各单位有了司长（主任）办公会、司务会记录，有重要内容都形成司长（主任）办公会议纪要。
公务员司在原有工作制度的基础上，结合中央有关要求和部里出台的新规章，重新修订了《公务员管理司常用规章制度汇编》。记者看到，这本178页厚的《汇编》中，包括行为规范、公文处理、文件管理、保密规定、宣传报道、工作规则、信访处理、人事管理、财务管理和附录等10个部分、55个办法。
工作人员告诉记者，跟原有制度相比，《汇编》的亮点在于：健全了司里各项会议制度；完善了司内学习交流制度；增补了有关经费管理制度；新设立了每周工作要点报送制度、司内会议纪要制度；制定了各处业务工作流程等。《汇编》人手一册，人人遵照执行。
基础资料不全不细是人事部基础工作的薄弱环节，也是这次基础工作建设的重点。
所以，某一阶段，人事部各单位“翻箱倒柜”，对过去的资料清理归档，并按“谁办谁建、随办随归、专人管理、安全适用”的原则，加强对基础资料的收集管理，成了人事部机关各处室常见的工作场景。
工资司综合福利处专门抽调了两位同志，花了近两个月的时间，对由该处保存的数千件文书档案资料进行了认真整理，并按照年代、机构、工作项目等内容重新进行分类和立卷，共整理出35卷档案、2300多件主件，并全部录入了文书目录。
如果说，利用“三基一化”的机会，大多数单位的资料整理归档有了长足进步的话，那些平时就注意积累，工作基础较好的单位，以此为契机，工作又有了新进展。
在人事教育司，记者看到，该司自成立以来，开展的各项工作，组织的每次会议、活动，都分门别类，建档保存。司处级干部竞争上岗的面试经过都有完整的音像资料可查。对领导批办件，以及密级文件，还专门单独管理。切实做到了重要工作建档及时，历史资料有据可查，辅助资料相对齐全，基础数据全面准确。
工作人员介绍说，重要文件资料的纸质文档，一般都有对应的电子文档同时保存。二者保持一致，互为印证。
记者随手抽出标有“双月报告会”字样的文档资料，发现其不但目录清晰，而且每次报告会的主题和报告人等都有详细记载。
“我们认为，机关人事工作涉及每一个同志的切身利益，因此，基础资料建设特别重要。我们把2005年确定为人教司的基础建设年，在基本制度建设、基础资料建设、基本功训练和信息化建设等方面都采取了许多措施。”人教司副司长王志明表示。
就基础资料的积累方面，王志明副司长所说的措施主要包括三件事：制订工作计划，明确提出基础资料整理工作的内容、目标、原则和方法；编印了《人事教育司业务工作基础数据和基本情况手册》，要求干部熟练掌握，并于年底进行了统一测试和检查；研制了机关人事管理软件，建立完善了人员数据库，极大方便了干部基本资料的查询、调阅和情况分析，提高了工作效率。
专技司的专家处是人事部树立的基础建设榜样之一。在这里，记者看到，政府特殊津贴、有突出贡献专家、百千万人才工程这三项重要的专家工作的历史资料，都被工作人员系统梳理，形成了三大本《大事记》。《大事记》的内容涵盖有背景资料、重要文件、重要数据、领导批示、重大变革等。两本全国杰出专业技术人才表彰工作卷中，包括请示、领导讲话、领导批示、实施方案，与有关部门单位往来的函件，各地区部门的申报材料，会议通知，甚至大会的照相座次、领奖顺序、公示材料、新闻报道等各方面的材料都尽收其内。不但查找起来非常方便，而且对再次开展类似活动也具有很大的参考价值。
问到基础资料整理得好的秘诀时，该处调研员徐凤琴笑了：“基础资料、基础数据的积累工作很烦琐，很难轰轰烈烈。但只要平时注重积累，把它变成一项自觉自愿的工作，踏踏实实就能做好。”她认为，及时认真是作好这项工作的必要条件。
有学者称，进入21世纪，适应电子政务的要求，要成为一名真正合格的公务员，首先要学会写字。
这里的写字，其含义有二：不但要写得一笔好字，还要具备一定的计算机操作技能。
这一观念得到了人事部党组的高度重视。张柏林部长多次强调：“在计算机普遍应用的新形势下，部机关广大干部职工，特别是青年干部职工，要在不断提高计算机运用水平的同时，也要注意加强硬笔书法训练。”
为了激励广大职工大练基本功的热情，从2005年开始，人事部机关党委每年都要举办计算机技能和硬笔书法比赛。至今，两项比赛举行三年来，已先后有近百人荣获一二三等奖。据透露，计算机操作的优胜者中，其录入速度最快的，可达到每分钟200多字，而且准确率高，比专业人员还快。
硬笔书法、计算机操作、语言文字表达、外语等基本技能的训练，在部党组看来，是面向人事部全体工作人员的。要提升履职能力，显然还需要具备针对不同级别的岗位应掌握的基本知识和基本技能。
在人事部办公厅下发的《关于加强人事部机关基础工作的意见》中，这种基本知识和技能，按照不同的级别被表述为：
司级干部应对单位工作全局情况胸中有数，是本单位业务工作的专家权威；处级干部要熟悉和胜任所负责的业务工作，是本处工作的行家里手；一般工作人员要适应岗位工作需要，做到应知应会。
按照这一要求，人事部各单位结合各自实际，组织开展了富有特色的基本功训练。
专技司的工作业务量大而复杂，范围广，承担的各项改革的任务又很重。结合这一特点，从去年下半年开始，他们开展了青年干部讲业务工作活动，定期组织青年干部围绕某个业务工作专题进行学习交流。至今已举办了7期。
引人注目的是，这些专题并不完全是正在开展的业务工作，个别专题突破了业务范围，体现了一定的业务前瞻性。比如，专家处的陈雷就曾就社会工作作过讲座。
在谈到开展这项活动的目的和意义时，该司司长侯福兴告诉记者：“举办青年干部讲业务活动，就是为了全面提升青年干部的素质和能力。一方面，可以引导他们对已有的专业知识进行梳理，总结，这是一个再学习和提升的过程；另一方面，还促使他们对正在进行和将要开展的工作进行思考，这是一个创新思维的过程。从另一个角度来看，一个人讲，全司的人听，可以使每个人对司内各方面的业务都有所了解，所以，这还是一个互为学习，互为借鉴的过程。”
据了解，每次讲座都安排了互动环节，由演讲人现场回答听讲人的问题。他们还创造性地把讲业务活动与司内实施的项目责任制结合起来，并开展了“金点子活动”，面向全司人员征集有用的点子。在侯福兴司长看来，现场互动可以锻炼青年干部的思维能力、应变能力和演讲能力。把讲业务活动与项目责任制结合起来，可以把干部的思维能力从对微观事物的把握上升到中观和宏观的大局上来，从而提高了干部的协调能力、分析能力和解决问题的能力。“金点子活动”则可以启发全司人员的智能思维。
如果说专技司在干部基本功的训练上，采取了让干部直接走上讲坛的方法，公务员司则更多地采取了内外结合，向司内人员面对面传授业务知识和技巧的形式。
公务员法配套法规的起草和出台是公务员司的重点工作之一。从去年下半年开始，该司邀请了国务院法制办的专家，开办了立法知识方面的专题讲座。结合业务，邀请知名高校的著名学者开办了“人事选拔领域的最新进展”专题讲座。司领导还走上讲台，亲自授课。司长傅兴国讲授“如何提高文字能力”，副司长薛虹和副巡视员徐世平分别作了“《公务员处分条例》的解读”和“深化行政体制改革”等专题讲座。
傅兴国司长表示：“部党组多次强调要转变职能，把工作重点转到政策制定、宏观指导和搞好服务上来，这就要求提高全司人员的调研能力、制定政策能力和业务指导能力。今明两年，我司承担的公务员法配套法规建设任务很重，为提高立法质量，迫切需要加强立法知识、提高文字能力等业务培训。从另一方面讲，也是带好队伍的需要。”他介绍说，公务员司近年来人员变动较快，队伍结构呈年轻化趋势，司平均年龄不到35岁。绝大多数为新录用的大学毕业生，迫切需要围绕重点工作，加强针对性的培训。
通过这些活动，人事部干部职工的基本功和业务素质有了明显提高。
坐在座位上轻轻一点鼠标，办公厅某处一位处长负责修改的一份工作报告已经自动发送到了主管厅副主任那里。关于这份报告，他下一步要做的，只是等在电脑前，主管厅副主任的修改意见会通过系统自动发送过来。
这是记者近日在人事部办公厅看到的线;不但如此，如果这份报告涉及到了另外的业务司，他也用不着楼上楼下地登门送文，鼠标一点，足不出户，即可轻松完成公文的传送。
这位处长的轻松得益于人事部机关目前正在试运行的办公自动化系统。
据介绍，截至今年，人事部机关的办公自动化系统已扩大到7个司级单位。通过这套系统，不但7个单位内部的公文流转、公文归档、公文查询、公文调阅可以通过网络实现，而且7个单位之间也可以实现网上办文。系统还设置了超时提醒功能，大大提高了工作效率，同时，还可以起到监督文件去向的作用。
信息化的前提是标准化。据透露，人事部目前已完成了全国人事人才信息标准《人事人才信息分类代码与数据结构》的编制工作，统一了全国人事人才信息的代码体系。此外，还与中组部共同研发了公务员登记软件；研制了安置管理信息系统和工资套改软件。据介绍，三大软件系统的应用等于建了三个大的数据库，通过信息采集，可为相关政策的制订提供真实而可靠的依据。
信息化带来的远不只这些，它还意味着人事政务的公开和透明，意味着行政成本的降低。
今年4月，《人事部政务公开目录》向社会公布并在人事部的门户网站上作了链接。打开目录，公众不但可以清楚地了解到人事部的主要职责、领导成员、内设机构及其职能，还可以知道人事部业务办理公开的事项以及人事部从1988年建部起至2006年制定出台的主要人事法律法规、规章和政策性文件目录348件。
在谈到实施这项举措的意义时，办公厅主任周泽民表示：“此举是人事部服务社会公众的一项具体措施，旨在体现人事部职能公开、主要业务办理（审批）公开、政策法规公开。《目录》公开既便于群众了解人事政策，服务于群众，也有利于增强公信度，便于社会监督。”
人才流动开发司有一项业务：解决干部夫妻两地分居条件的审批，服务对象是中央国家机关。2000年，解决干部夫妻两地分居办文备案系统启用。从这年开始，这项业务的所有程序全部通过网上办理。系统还设计了初审功能，不符合条件者，系统拒绝接收，真正做到了“阳光行政”。据透露，一套新开发的办文备案系统软件将于近期投入使用，新系统将实现多功能的服务升级。
如果说人才流动开发司这项业务服务的人群毕竟有限的化，中央国家机关公务员招考网上报名系统的启用可称得上惠及大众。
自2000年起，中央国家机关的公务员招考就全部通过网络报名。这套系统从刚开始单一的网上报名功能开始，逐步完善。今天，借助这套系统，有关机构完全实现了网上报名、资格审查、传送照片、领取准考证、查分、面试结果公示等一系列功能。不但大大降低了行政成本，保证了公务员招考这项工作的公开公平公正，更为重要的是，为考生节省了费用和精力。人事部的这一做法，赢得了全社会的普遍赞誉。数据显示，仅2007年中央国家机关公务员招考，就有110万人网上报考，53万人实现了网上查分。
目前，基础建设工作正在全国人事系统全面展开。随着各项措施的逐步落实，一个作风严谨、工作高效、政务透明的人事部门新形象呼之欲出！
